Co oznacza kategoria archiwalna i jakie
wyróżnia się kategorie archiwalne?
Kategoria archiwalna oznacza czas, przez który należy przechowywać dokumenty. Wyróżnia się dwie kategorie archiwalne.
Pierwsza to kategoria oznaczona jako „A”. Znaczy to, że dokumenty zakwalifikowane do niej mają wartość historyczną i nie mogą zostać zniszczone. Nadanie tej kategorii oznacza ponadto, że dokumenty powinny być przechowywane w bezkwasowych teczkach i pudłach archiwizacyjnych, które chronią nie tylko przed uszkodzeniami mechanicznymi oraz przed kurzem i brudem, ale również przed nadmiernym zakwaszeniem akt. Przy opracowywaniu dokumentów kategorii „A” należy usunąć zszywki, spinacze, koszulki, skoroszyty i wszystkie inne metalowe i plastikowe elementy znajdujące się w dokumentach.
Drugą kategorię archiwalną oznacza się symbolem „B”. Akta o tej kategorii nie są dokumentami historycznymi i mogą po upływie czasu przechowywania zostać zniszczone. W zasadzie nie ma dodatkowych warunków odnośnie ich przechowywania. Mogą znajdować się w „zwykłych” teczkach i pudłach archiwizacyjnych. Nie ma też potrzeby usuwania części metalowych i plastikowych. Czas przechowywania dokumentów wskazuje cyfra arabska znajdująca się za symbolem określającym kategorię archiwalna. Czas przechowywania dokumentów liczy się od 1. stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy.
Wśród akt kategorii „B” wyróżnia się jeszcze 2 grupy akt
Pierwsza z nich to akta kategorii „BE”, które podobnie jak akta kategorii B nie są dokumentami historycznymi i można je niszczyć. Jedyna różnica polega na tym, że akta kategorii „BE” przed zniszczeniem podlegają ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez Archiwum Państwowe. Ekspertyza polega na ocenie czy dany dokument ma jeszcze wartość użytkową.
Ostatnia grupa akt to dokumenty oznaczone symbolem „BC”. Są to również akta bez wartości historycznej. Są to najczęściej kolejne kopie dokumentu, pisma o krótkotrwałym bieżącym znaczeniu oraz pisma nietworzące akt sprawy.
Warto pamiętać, że Archiwum Państwowe ma uprawnienia do zmiany kategorii archiwalnej.
