FAQ

Dokumenty oddane do zniszczenia do firmy DATA FOX są rozdrabniane prze maszynę typu Schleiher. Zgodnie z normą DIN 66399 dokumenty są niszczone do poziomu włókna celulozowego i spełniają wymagania poziomu bezpieczeństwa P-7. Jest to najwyższy stopień zabezpieczenia, który stosowany jest do niszczenia ściśle tajnych dokumentów. Podczas niszczenia arkusz papieru ulega przecięciu na 12 tysięcy pasków o szerokości 5 mm².

Archiwizacja pomaga w organizacji miejsca pracy np. biura, oraz dostosowania przetwarzanych danych do najnowszych wymogów prawnych. Jest ona kluczowa dla sprawnego działania firmy.

Cena zależy od ilości i rodzaju dokumentów, oraz miejsca ich odbioru. Koszt ten może się różnić zależnie od tego czy mamy doczynienia ze strychem lub parterem.

Przez archiwizację rozumie się opracowywanie dokumentów przed przekazaniem do Archiwum Państwowego. Opracowywanie akt to klasyfikacja i kwalifikacja dokumentów, a także właściwe opisanie akt i zabezpieczenie ich przed zniszczeniem.
Przechowywanie akt to czas między przyjęciem dokumentów do archiwum/składnicy akt a ich fizycznym zniszczeniem. Dokumenty mogą być odpłatnie przekazywane do przechowywania instytucji, która profesjonalnie zajmują się przechowywaniem akt.

W składnicy akt znajdują się tylko i wyłącznie dokumenty o określonym czasie przechowywania, tzn. kategorii „B” i „BE”. W składnicy akt nie mogą znajdować się dokumenty kategorii „A”. Natomiast w archiwum znajdują się akta wszystkich kategorii (A, B i BE)

Kategoria A: oznacza dokumenty archiwalne, czyli takie, których nie można zniszczyć po upływie 25 lat od zakończenia sprawy akta są przekazywane do Archiwum Państwowego.
Kategoria B: oznacza dokumenty niearchiwalne, które po upływie okresu przechowywania można zniszczyć. Cyfra arabska oznacza ilość lat, przez które akta mają być przechowywane. Czas przechowywania liczy się od 01. Stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy. Dokumenty mogą być zniszczone po uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego.
Wyróżnia się również podkategorie BE (dokumenty które po upływie okresu przechowywania należy poddać ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez Archiwum Państwowe) i BC (akta o krótkotrwałym znaczeniu, kopie dokumentów)

Podstawową jednostką miary w archiwum jest 1 mb (metr bieżący). 1 mb w przybliżeniu to 13 segregatorów o szerokości grzbietu 7,5 cm.
Nie stosuje się takich jednostek jak m2, m3, kg i inne.

Przeprowadzenie archiwizacji jest konieczne dla jednostek, które posiadają państwowy zasób archiwalny. Zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14.07.1983r. dokumentów dotyczy m.in. organów państwowych czy wiązków wyznaniowych. 
Archiwizacja dotyczy również dokumentów, które te stały się własnością Państwa w wyniku zakupu, darowizny lub w innej drodze.
Przekazywanie dokumentów do Archiwum Państwowego nie jest konieczne dla przedsiębiorstw prywatnych, warto jednak rozważyć możliwość przeprowadzenia profesjonalnej archiwizacji dla usprawnienia działania biura i firmy.

Podstawę prawną dla przeprowadzania archiwizacji stanowi ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 1983 Nr 38 poz. 173 z późn. zm) wraz z przepisami wykonawczymi.
Ponadto przy opracowywaniu akt zastosowanie maja inne przepisy prawne, które regulują postępowanie z danym rodzajem dokumentacji, np. ordynacja podatkowa oraz ustawa o rachunkowości przy opracowywaniu dokumentów księgowych.